Dalam penerapan standar manajemen mutu, quality manual ISO 9001 memiliki peran penting sebagai dokumen acuan yang menjelaskan kebijakan, ruang lingkup, serta prosedur utama perusahaan dalam menjaga mutu layanan maupun produk. Bagi perusahaan kecil, penyusunan quality manual sering dianggap menantang karena keterbatasan sumber daya, padahal dokumen ini justru dapat menjadi pedoman efektif untuk memastikan setiap proses berjalan konsisten dan sesuai standar internasional.
Pentingnya Quality Manual sesuai ISO 9001
Quality manual merupakan dokumen yang merepresentasikan sistem manajemen yang disertai dengan fungsi dan tujuannya. Manual ini dapat menjadi pedoman perusahaan dalam menerapkan sasaran target hingga menjaga standar output perusahaan. Quality manual dapat dikatakan sebagai inti suatu perusahaan karena menyangkut prinsip, nilai, dan budaya yang dinyatakan sebagai dokumen internal bagi karyawan internal, stakeholder, dan auditor.
Selain itu, quality manual mencakup proses-proses bisnis, memberikan gambaran terkait tanggung jawab, kewajiban manajemen, dan karyawan. Di samping itu, quality manual juga menetapkan dokumen atau SOP untuk memastikan proses operasional sesuai dengan kepatuhan mutu yang tertera pada dokumen quality manual.
1. Sebagai Pedoman Operasional
Quality manual memberikan kerangka kerja yang jelas bagi seluruh karyawan, sehingga setiap proses operasional berjalan konsisten sesuai standar mutu yang ditetapkan.
2. Mendukung Konsistensi Proses
Dengan adanya quality manual, perusahaan dapat menjaga agar setiap aktivitas bisnis berjalan terarah, terukur, dan tidak bergantung pada individu tertentu, sehingga mutu produk maupun layanan tetap terjamin.
3. Mempermudah Audit dan Evaluasi
Dokumen ini memudahkan proses audit internal maupun eksternal karena berisi kebijakan, prosedur, dan ruang lingkup sistem manajemen mutu yang terstruktur dan terdokumentasi dengan baik.
Baca juga: Peningkatan Berkelanjutan melalui Penerapan ISO 9001 di Perusahaan
Langkah Praktis Membuat Quality Manual sesuai ISO 9001 untuk Perusahaan Kecil
Berikut beberapa langkah praktis membuat quality manual sesuai dengan ISO 9001:
1. Menentukan Tujuan, Cakupan, dan Audiens
Sebelum membuat quality manual, Anda harus merencanakan dan menjabarkan apa saja yang harus dimasukkan ke dalam quality manual. Selain itu, tujuan dan cakupan tersebut harus sesuai dengan audiens.
2. Identifikasi SOP
Quality manual harus mencantumkan dokumen dan SOP yang kepatuhan mutu, sehingga Anda harus mengidentifikasi dan membuat daftar SOP dan proses lainnya dalam dokumen tersebut. Hal ini meliputi orientasi karyawan, proses manufaktur, manual keselamatan, analisis data, fungsi, sumber daya, peran, dan tanggung jawab masing-masing yang disertai penggunaan diagram, tabel, atau infografis.
3. Menyertakan Struktur dan Peran Organisasi
Buat daftar seluruh departemen dalam organisasi beserta posisinya. Jabarkan peran dengan tugas mutu secara terpisah.
4. Kumpulkan dan Verifikasi Informasi secara Akurat
Informasi yang terverifikasi ini dapat bersumber dari kepala departemen, pakar keahlian di bidangnya, catatan, serta basis pengetahuan lainnya.
5. Buat Instruksi secara Jelas dan Sederhana
Pada saat membuat quality manual, gunakan bahasa yang jelas dan sederhana. Jika terdapat terminologi yang bersifat teknis, gunakan seperlunya saja.
6. Gunakan Judul dan Subjudul yang Terorganisir
Dalam membuat judul dan subjudul harus sesuai dengan format dan struktur. Struktur dapat dibuat secara alami sehingga pembaca dapat membacanya dengan baik agar informasi dapat terserap dengan baik pula. Anda dapat menggunakan balok teks sehingga penjelasan yang rumit dan kompleks sehingga dapat dicerna.
7. Hindari Saltik
Hindari kesalahan mengetik atau typo seperti kesalahan ejaan, tanda baca, tata bahasa, penggunaan kata yang salah, kapitalisasi kata, dan sebagainya.
Dalam membuat quality manual harus memperhatikan hal-hal seperti tujuan, cakupan, audiens, identifikasi SOP, struktur organisasi, informasi yang akurat, instruksi yang jelas, judul subjudul yang terorganisir, serta kesalahan ketik. Jika Anda ingin mengetahui informasi ini lebih lanjut, Anda dapat mengunjungi website berikut ini globalindokaryaindonesia.com. Tim kami berpengalaman di bidang sertifikasi sistem manajemen, legalitas, hingga ketenagalistrikan. Anda dapat berkonsultasi dengan harga yang menarik. Segera konsultasikan dengan kami segera!