ISO adalah sebuah organisasi swasta internasional yang menerbitkan standar-standar yang telah teruji dan memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan. Bahkan ada beberapa negara yang sudah mewajibkan perusahaan untuk menerapkan standar-standar tersebut. ISO memberikan pedoman bagi sistem manajemen perusahaan agar dapat meningkatkan kinerja, meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari operasional. Selain itu, standar ISO juga dapat meningkatkan daya saing perusahaan hingga pasar global, sehingga perusahaan dapat bertahan ditengah persaingan yang semakin ketat.
Ketika menerapkan standar ISO, perusahaan perlu mengikuti segala persyaratan yang disyaratkan oleh ISO. Penerapan standar ISO yang konsisten serta efektif, akan meningkatkan kualitas kinerja dalam proses bisnis. Dalam klausanya terdapat persyaratan yang disebutkan bahwa informasi dari hasil proses kegiatan dalam perusahaan perlu didokumentasikan sebagai bukti perusahaan telah memenuhi standar ISO terkait. Dokumen ISO akan diperlukan pada saat audit.
Informasi Terdokumentasi
Informasi terdokumentasi adalah sebuah istilah yang menggantikan “dokumen” dan “catatan” di versi sebelumnya. Informasi terdokumentasi merujuk pada informasi yang dikelola dan dikontrol organisasi, termasuk kebijakan, prosedur, dan catatan. Pergantian istilah ini dilakukan karena sifat informasi dan pengelolaannya akan terus berkembang.
Perbedaan Dokumen dan Catatan
Tidak semua prosedur ISO itu wajib. Karenanya dalam mengimplementasikan ISO perusahaan harus mengembangkan kebijakan dan menyesuaikannya dengan tujuan perusahaan. Standar ISO versi terbaru mensyaratkan mendokumentasikan informasi lebih fleksibel dari versi yang sebelumnya. Informasi yang diperlukan dalam implementasi ISO terbagi menjadi dua jenis yaitu:
Dokumen: Dokumen yang dimaksud disini adalah informasi yang dapat diubah dikemudian hari. Dokumen ini bersifat fleksibel atau dapat disempurnakan, termasuk kebijakan atau tujuan organisasi.
Catatan: Catatan yang dimaksud disini adalah informasi yang tidak dapat diubah karena merupakan hasil atau bukti suatu proses atau kegiatan perusahaan atau organisasi.
Berikut beberapa contoh dokumen dan catatan.
Informasi Terdokumentasi VS Dokumen dan Catatan
Mengimplementasikan Standar ISO pada perusahaan diperlukan dokumen dan catatan yang mengandung informasi dari proses kegiatan perusahaan, sehingga perusahaan dapat dikatakan sesuai dan telah memenuhi standar ISO. Terkadang terdapat kekeliruan dalam membedakan mana yang termasuk kategori “dokumen” dan kategori “catatan”. Maka dari itu ISO memberikan istilah baru dalam versi terbarunya untuk menggabungkan keduanya agar lebih fleksibel penggunaannya dan dapat disesuaikan dengan tujuan perusahaan.